社員数増加でSaaSライセンス費用が急増したときの見直しタイミング

経理から「今月のSaaS費用の請求額、去年より随分増えていませんか」と聞かれ、明細を見て初めて気づく。契約しているツールの数は変わっていないのに、請求額だけが着実に膨らんでいる。原因を辿ると、多くのSaaSが「社員数(ユーザー数)×単価」という課金体系を採っており、社員が30人から60人、100人へと増えるにつれて、何も新しいことをしていないのに費用が比例して増えていた、という状況です。

この記事は、社員数連動型のライセンス課金がなぜ30-100人規模で特に効いてくるのか、その仕組みを理解した上で、コスト最適化に着手すべきタイミングと具体的な進め方を示すガイドです。結論から言うと、費用が増えたことに気づいた瞬間がそのまま見直しの好機とは限りません。見直すべきタイミングには一定の判断基準があり、闇雲に契約を減らそうとすると業務に支障が出るリスクもあります。

なぜ30-100人規模で「人数連動課金」が効いてくるのか

SaaSの多くは、月額または年額の料金体系を「利用ユーザー数×1ユーザーあたりの単価」で設定しています。この課金体系自体は0-10人規模でも10-30人規模でも同じですが、実際に費用の増加を「問題」として認識するのは30-100人規模になってからというケースが大半です。理由は次の3点にあります。

• 絶対額のインパクトが目に見える規模になる: 1ユーザーあたり月額1,000円のツールでも、10人から100人に増えれば月額1万円から10万円へと、経理担当者や経営層が明確に気づく金額差になる
• 契約しているSaaSの本数自体も同時に増えている: 部署が細分化されるにつれ、各部署が独自にツールを契約するようになり、人数連動課金のツールが1つではなく5つ、10つと積み重なっていく
• 入社・退職のたびにライセンス数を見直す運用が確立していない: 専任の情シスがいなかった期間、入社時にアカウントを追加することはあっても、退職時にライセンスを削減する作業が徹底されておらず、実際の利用者数と契約ユーザー数が乖離していく

この3つが重なることで、30-100人規模は「気づいたら人数連動課金が家計を圧迫している」状態に最も陥りやすい規模だと言えます。

もう少し具体的にイメージするために、簡単な試算をしてみましょう。1ユーザーあたり月額1,500円のグループウェア、月額2,000円の勤怠管理ツール、月額1,000円のチャットツールの3つを契約している会社を想定します。社員30人の段階では、この3つだけで月額13.5万円(年間162万円)の費用です。社員が100人に増えると、同じ3ツールだけで月額45万円(年間540万円)まで膨らみます。実に3.3倍の増加ですが、実際にはこの間、経営層が「なぜこんなに増えたのか」と気づくのは、たいてい年間の請求額を経理がまとめて報告するタイミングであり、月々の増加は徐々にしか実感されません。この「じわじわ増える」性質こそが、人数連動課金の見直しが後手に回りやすい最大の理由です。

SaaSの課金体系にはいくつかの型があることを知っておく

見直しを効果的に進めるためには、契約しているSaaSの課金体系がどの型に当てはまるかを把握しておくことが役立ちます。すべてが単純な「ユーザー数×単価」ではなく、いくつかのバリエーションがあります。

自社が契約しているSaaSがどの型に該当するかを、主要なツールについてだけでも一覧化しておくと、後の見直し作業の精度が大きく上がります。特に段階課金型は、「あと数人でプランが変わる」という境界線をまたぐタイミングで無自覚にコストが跳ね上がることがあるため、注意が必要です。

まず確認すべきこと: 契約ユーザー数と実際の利用者数のズレ

コスト最適化に着手する前に、最初に確認すべきなのは「契約しているライセンス数」と「実際に利用している社員数」が一致しているかどうかです。この2つの数字がズレている状態こそ、最も即効性のある削減余地です。

確認の手順は次の通りです。

1. 主要なSaaSごとに、管理画面上の登録ユーザー数を確認する: 管理者権限でログインし、アクティブなアカウント数を確認します
2. 直近30〜90日のログイン履歴・利用状況を確認する: 登録はされていても、実際にログインしていないアカウントがないかを見ます
3. 退職者・異動者のアカウントが削除されずに残っていないかを突き合わせる: 人事側の在籍者一覧と、各SaaSのアカウント一覧を突き合わせる

このズレは、属人化の影響で退職者アカウントの削除フローが徹底されていないことが原因になっているケースがほとんどです。退職者アカウントの削除漏れそのものへの対策は退職者アカウントの削除漏れを防ぐチェックリストにまとめています。まずはこの突き合わせだけでも、無駄なライセンス費用が明確になることが少なくありません。

この突き合わせ作業を効率的に行うコツは、一度にすべてのSaaSで完璧に確認しようとしないことです。まずは月額費用が大きい上位3つのツールに絞って突き合わせを行い、そこで見つかった削減余地を確認するだけでも、経営層に見直しの効果を示す材料としては十分です。全SaaSの精査は、この後の「見直しに着手すべきタイミング」に該当したツールから順次進めていけばよく、一度にすべてを終わらせる必要はありません。

見直しに着手すべき3つのタイミング

契約ユーザー数と実際の利用者数のズレを確認したら、次は「いつ本格的な見直しに着手すべきか」を判断します。次の3つのタイミングのいずれかに該当する場合、優先的に着手を検討してください。

逆に、この3つのいずれにも該当しない状態で無理に見直しを急ぐ必要はありません。「費用が増えたから何かしなければ」という焦りだけで動くと、十分な調査をしないまま契約を打ち切り、業務に必要なアカウントまで削減してしまうリスクがあります。

3つのタイミングの中でも、特に見落とされやすいのが「段階課金型のプラン境界を越えていないか」という視点です。例えば「1〜50人プラン」のツールを使っている会社が、採用が続いて51人目の社員を迎えた瞬間、自動的に「51〜100人プラン」に切り替わり、単価そのものが上がってしまうケースがあります。多くのSaaSはこの切り替わりを利用者側に積極的に知らせてはくれないため、社員数の推移とプランの境界線を、自分から意識して照らし合わせる必要があります。逆に言えば、増員のタイミングが近い場合は、プランの境界を越える前に上位プランへの切り替えが本当に必要かどうかを検討する余地が生まれます。

見直しの具体的な選択肢: 削減・統合・プラン変更・価格交渉

見直すべきタイミングが来たと判断したら、次に検討すべき選択肢は主に4つです。いずれか1つに決め打ちせず、ツールごとに最適な選択肢を組み合わせて検討してください。

• 不要なライセンスの削減: 利用実態がないアカウントを削除し、契約ユーザー数を実態に合わせる。最も即効性が高く、リスクも低い選択肢です
• 重複するツールの統合: 部署ごとに似た機能のツールを別々に契約している場合、1つに統合することで人数連動課金の重複を解消できる
• プラン・単価の見直し: 人数が増えたことで、より人数単価の低い上位プラン(ボリュームディスカウント)に切り替えられる場合がある。契約前には気づきにくい選択肢のため、営業担当への確認が必要
• 価格交渉: 契約更新のタイミングで、利用実績や他社の見積もりを材料に価格交渉を行う

契約しているSaaS全体を棚卸しし、使っていないものを見つけ出す具体的な方法は使っていないSaaSの見つけ方。サブスク費用の棚卸しで詳しく解説しています。また、値上げ通知を受けた場合の判断プロセスについては高くなったSaaSの乗り換え・縮小の選択肢も参考になります。

4つの選択肢のうち、どれを優先すべきかは、ツールごとの利用実態によって変わります。目安として、次のような判断の流れを意識してください。

1. まず不要なライセンスの削減を検討する: 利用実態がないアカウントがあれば、他の選択肢を検討するより先に、まずこれを解消します
2. 削減しても費用が高いままなら、統合を検討する: 部署ごとに似た機能のツールが並立していないかを確認します
3. 統合の余地がなく、契約自体は妥当なら、プラン変更を検討する: 上位プランへの切り替えでボリュームディスカウントが効くかを確認します
4. これらすべてを検討した上で、なお費用感に納得がいかなければ価格交渉に進む: 交渉材料(利用実績・他社見積もり)が揃っている状態で臨むと、成功率が上がります

この順番で検討すると、交渉のような対外的なコミュニケーションコストの高い選択肢を、社内で完結できる選択肢を先に試した後に位置づけられるため、兼任のひとり情シスにとって現実的な進め方になります。

見直しを進める上での注意点: 「削るだけ」にしない

コスト最適化と聞くと、費用を削ることばかりに意識が向きがちですが、人数連動課金のSaaSを乱暴に削減すると、業務に支障が出るリスクがあります。特に注意すべき点は次の3つです。

ライセンス数の削減は、業務で実際に使っているかどうかの確認を必ず経てから行ってください。「1ヶ月ログインがない=不要」と単純に判断すると、月次処理や四半期処理でしか使わないアカウントを誤って削除してしまう可能性があります。

• 利用頻度が低い＝不要とは限らない: 経理の月次締め処理や、年に数回しか使わない管理業務のアカウントは、ログイン頻度だけで判断すると誤って削除しかねません
• 削減対象の社員には事前に確認を取る: いきなりアカウントを削除するのではなく、「このツールを使っていますか」と一言確認するだけで、トラブルを大きく減らせます
• 削減後の影響を一定期間モニタリングする: 削減してすぐに問題がなくても、月末や決算期など特定のタイミングでしか使わない機能に依存していた、という事態は後から判明することがあります

ライセンス削減を実施した後は、少なくとも1〜2回の月次・四半期サイクルを経過観察期間として設定してください。特に経理・法務のように、日常的な利用頻度は低くても、特定のタイミングで必ず使う業務を担う部署のアカウントは、削減の判断を慎重に行う必要があります。迷った場合は、いったんアカウントを「休止」状態にできるプランがあるかを確認し、完全削除ではなく休止という選択肢も検討してください。休止であれば、後から必要になった際にすぐ復旧できます。

統合を検討する際に見落とされがちな移行コスト

見直しの選択肢の中でも、「重複するツールの統合」は削減額のインパクトが大きい一方、実行に移す際のハードルも高くなりがちです。統合を検討する際は、削減できる月額費用だけでなく、次の移行コストも判断材料に含めてください。

• データ移行の手間: 統合前のツールに蓄積されたデータを、統合先のツールへ移す作業量
• 利用者の再教育コスト: 使い慣れたツールから別のツールへ切り替わることへの現場の抵抗感、操作方法の再周知にかかる時間
• 一時的な二重運用の期間: 完全に切り替わるまでの移行期間中、旧ツール・新ツールの両方を並行して契約・運用するコスト

これらの移行コストが、削減できる年間費用を上回るようであれば、無理に統合を急ぐ必要はありません。統合は「いつかやるべき」という抽象的な目標ではなく、移行コストと削減効果を具体的に比較した上で判断する経営判断だと捉えてください。

ひとり情シスとして見直しを進める際の進め方

30-100人規模でこの見直しを行うのは、多くの場合、専任ではなくひとり情シスとして本業と兼任しているあなた自身です。全社のSaaSを一度に見直そうとすると、本業を圧迫し、調査が中途半端なまま終わってしまいます。次の進め方をおすすめします。

1. 費用の絶対額が大きいツールから優先的に着手する: 全SaaSを同時に見直すのではなく、月額費用の上位3〜5個から着手し、効果を実感しながら進める
2. 契約更新月をリスト化し、余裕を持ったスケジュールで動く: 更新月の直前になって慌てて調査を始めると、十分な比較検討ができないまま自動更新を迎えてしまう
3. 経営層への説明資料は「削減額」だけでなく「業務影響がないこと」もセットで示す: コスト削減の提案は、削減額の大きさだけでなく、業務に支障が出ないことの根拠(利用実態のデータ)があって初めて説得力を持ちます

経営層への説明や稟議の通し方については情シス予算の作り方と経営層への説明方法も参考にしてください。

状況別: 削減余地の見つけ方の違い

自社の状況によって、削減余地が見つかりやすい箇所は異なります。次の3つの状況に自社が近いかを確認し、優先的に調べるべきツールの見当をつけてください。

状況A: 中途採用中心で、離職率もそれなりに高い会社

このケースでは、退職者アカウントの削除漏れによる無駄が最も大きくなりやすい傾向があります。入社・退職のサイクルが速いほど、削除フローの徹底が追いつかず、契約ユーザー数と実利用者数のズレが蓄積していきます。まずこの記事の「契約ユーザー数と実際の利用者数のズレ」の確認を優先してください。

状況B: 新卒採用中心で、離職率が低く、組織が安定的に拡大している会社

このケースでは、退職によるアカウントの余剰よりも、段階課金型プランの境界を越えたタイミングでの単価上昇が主な原因になっていることが多くあります。社員数の推移とプラン境界の照らし合わせを優先してください。

状況C: 部署ごとの裁量でSaaSを契約する文化が根付いている会社

このケースでは、同じような機能を持つツールが部署ごとに重複契約されている可能性が高くなります。統合による削減余地が大きい一方、部署の反発も起きやすいため、いきなり統合を提案するのではなく、まず「費用の見える化」から着手し、各部署の理解を得ながら進めることをおすすめします。

再発を防ぐための運用ルール

一度見直しを終えても、社員数が増え続ける限り、同じ問題は形を変えて再発します。再発を防ぐために、次のような最低限の運用ルールを決めておくことをおすすめします。

• 入社時のアカウント発行と、退職時のアカウント削除を、必ずセットの手続きとして扱う: 入社時のチェックリストと退職時のチェックリストの両方に、「対象SaaSのアカウント作成・削除」を明記する
• 半年に1回程度、主要SaaSの契約ユーザー数と実利用者数を突き合わせる定例作業を設ける: 大掛かりな棚卸しである必要はなく、月額費用が大きい上位5ツール程度に絞った軽いチェックで十分です
• 契約更新月を一覧化し、更新の2〜3ヶ月前にリマインドが来るようにしておく: カレンダーへの登録や、システム管理台帳への記載で十分に運用できます

これらのルールを最初から完璧に整備しようとせず、まずは退職時のアカウント削除だけでも徹底することから始めてください。それだけでも、人数連動課金の無駄なコストの大部分は解消されます。

よくある疑問

Q. SaaSの営業担当に「人数が増えたので見直したい」と伝えると、逆に上位プランを勧められませんか。

その可能性はあります。ただし、それ自体は交渉の一部と捉えて構いません。上位プランの提案があった場合は、削減できる部分(不要なライセンス)と、増やす必要がある部分(実際に足りていない機能)を分けて考え、提案された内容が自社の実態に合っているかを冷静に精査してください。営業担当の提案をそのまま受け入れる必要はなく、あくまで判断材料の一つとして扱うのが基本姿勢です。

Q. 部署ごとに契約しているSaaSまで、情シスが口を出してよいものでしょうか。

会社としての費用である以上、情シスや管理部門が全体の費用を把握し、必要に応じて見直しを提案すること自体は正当な役割です。ただし、各部署が業務上の必要性から選んだツールを一方的に削減すると反発を招くため、「費用の見える化と提案」に徹し、最終的な判断は各部署の責任者や経営層を交えて行う進め方が現実的です。

Q. 小さな削減額でも、見直しに時間をかける価値はありますか。

月額数千円の削減であっても、それが年間・複数年で積み重なれば無視できない金額になります。また、金額の大小に関わらず、「契約実態を正確に把握できている」という状態を維持すること自体に価値があります。小さな削減から着手して仕組み化しておけば、次に社員数が増えたときの対応も格段に楽になります。

まとめ: タイミングを見極めてから着手する

社員数の増加に伴うSaaSライセンス費用の急増は、30-100人規模で多くの会社が直面する共通の課題です。しかし、費用が増えたことに気づいた瞬間にすぐ着手するのではなく、契約ユーザー数と実際の利用者数のズレを確認し、契約更新・組織変更・費用増加率という3つのタイミングのいずれかに該当するかを見極めてから動くことが、業務への影響を抑えながら成果を出す近道です。

この記事で扱った内容を実践すれば、ライセンス費用の急増という一過性の問題を解決するだけでなく、社員数が今後さらに増えていく過程でも、費用の伸びを合理的な範囲にコントロールし続けられる状態を作れます。一度きりの削減で終わらせず、半年に1回程度の定例チェックとして組み込むことが、長期的な効果につながります。

見直しを進める過程で、契約内容そのものが不明確な場合や、そもそも契約書が見当たらない場合は30-100人規模で基幹システムの契約書・仕様書が見当たらないときの復元手順を先に確認してください。また、コスト見直しの延長で開発会社・ベンダーとの関係全体を整理したい場合は創業時に依頼した開発会社としか付き合いがない状態から抜け出す準備へ、実際にツールの乗り換えを検討する段階になったらひとり情シスが1人で進めるベンダー変更のリスク低減ステップへ進んでください。

最後に、この記事で紹介した確認作業はいずれも、専門的な知識がなくても管理画面の操作だけで進められるものばかりです。「コスト最適化」と聞くと難しく感じるかもしれませんが、実態はシンプルな突き合わせ作業の積み重ねです。完璧な最適化を目指すのではなく、まずは目に見える無駄から一つずつ着実に潰していく姿勢で取り組んでください。

社員数の増加は、会社の成長そのものであり、それに伴って費用が増えること自体は自然なことです。この記事が目指すのは、費用の増加を完全にゼロにすることではなく、「増える理由が説明できる」状態を作ることです。増えた費用の内訳を誰かに問われたときに、根拠を持って答えられる状態になっていれば、それだけでひとり情シスとしての役割は十分に果たせています。焦らず、一つずつ確認を積み重ねていってください。